MX-5 Owners NL draaiboek voor evenementen

Het draaiboek wordt gebruikt als leidraad bij het opzetten van een evenement voor MX-5 Owners NL en geeft ook aan waar je op de dag of dagen van het evenement zelf aan moet denken en hoe je met name de financiële kant het beste kunt af te handelen

N.B. Hoewel deze checklist zich met name richt op evenementen in de vorm van een- of meerdaagse tourritten, kan hij ook bij andersoortige evenementen goede diensten bewijzen.

De checklist bestaat uit drie delen:

• De voorbereidingen van het evenement
• Het evenement zelf
• De afhandeling van het evenement

Voorbereiding van een Evenement

1. Neem contact op met de Evenementencommissie (EC) om je idee voor een evenement en de mogelijke datum(s) af te stemmen.
• N.B. Wil je wel een evenement organiseren, maar niet alleen, dan kan de Evenementencommissie je behulpzaam zijn. Bijv. door een medelid bij jou in de buurt te zoeken, die mee wil helpen of als EC zelf de nodige ondersteuning verlenen.
2. Bepaal in grove lijnen:
• de omgeving waarin het evenement zich zal afspelen en de rit of ritten zullen worden verreden
• de plekken waar de route langs moet gaan (mooie weggetjes, leuke stadjes, bezienswaardigheden etc.)
• de route, die zal worden gevolgd.
3. Verzamel informatie over de route via Internet, bij VVV's op de route etc.:
• toeristische informatie (bezienswaardigheden, mooie weggetjes, leuke activiteiten, musea, stadswandeling, mogelijkheid van een gids etc.)
• cartografische informatie (landkaarten)
• culinaire informatie (vertrekpunt met koffie en cake of gebak, terrasjes en evt. lunch onderweg en evt. diner bij einde rit)
• financiële informatie (kosten toegang musea, koffie & gebak, diner etc.)
• in geval van meerdaagse ritten verblijfsinformatie (hotels, jeugdherbergen, kosten daarvan etc.)
• en informeer bij de VVV's of er op de geplande datum(s) speciale situaties zijn (wegafzettingen, wielerrondes, optochten, kermissen, taptoes, braderieën, processies etc.), waardoor bepaalde routes of parkeerplaatsen druk of afgesloten zijn.
4. Zoek evt. een Mazda dealer als vertrekpunt. Vaak wil een dealer ook wel zorgen voor koffie en gebak en soms is hij zelfs bereid het evenement op uitgebreidere wijze sponsoren.
5. Werk de route globaal uit en check bij de geplande bezoekobjecten (museum, restaurant etc.) of:
• prijzen en openingstijden juist zijn
• er voor groepen afspraken vooraf moeten worden gemaakt
• er speciale mogelijkheden zijn (groepskorting, rondleiding door gids, speciaal menu)
• er beperkingen zijn (speciale sluitingsdagen, maximum aantal deelnemers, beperkte menukeuze voor groepen)
• er voldoende parkeerplaats is
6. Maak tegelijkertijd met museum, restaurant, gids, hotel etc. voorlopige afspraken en neem zonodig opties.
• N.B. Vraag bonnetjes voor alle onkosten, die je maakt. Deze kun je bij de penningmeester declareren.
7. Stel een beschrijving en een tijdplanning van het evenement op en bereken de deelnamekosten per persoon of equipe.
8. Stem datum(s), beschrijving en deelnamekosten van het evenement met de Evenementencommissie af, zodat deze het evenement op de MX-5 Owners NL website kan aankondigen en de inschrijving kan openstellen.
• Geef daarbij duidelijk aan welke kosten wel en welke niet door de kosten van deelname worden gedekt.
• Wordt er tijdens of na de rit in een restaurant gegeten, vermeld dan de menumogelijkheden. Deelnemers kunnen dan tegelijk met hun aanmelding hun menukeuze opgeven. Restaurants weten dat bij groepen n.l. graag vooraf.
9.    8. Werk de route in detail uit door:
• het rijden van de route
• het opstellen bolletje-pijltje schema's of een andere manier van routebeschrijving
• het verfijnen van de tijdplanning
• het letten bij het rijden van de route op borden die toekomstige wegomleidingen of afzettingen aankondigen.
• Bouw liefst in de route een of meer gelegenheden tot tanken in en neem die in de routebeschrijving op.
• Om de situatie van de dag van een rit zoveel mogelijk na te bootsen, is het het handigst de route vooraf op dezelfde tijd en dag van de week te rijden als waarop de echte rit is gepland.
• N.B. Reserveer voor de eerste keer rijden van een route genoeg tijd; een hele dag is - zelfs voor een rit van niet meer dan een paar uur - normaal; regelmatig zul je stukjes terug moeten rijden omdat je verkeerd bent gereden, je aantekeningen wilt aanvullen of een stukje toch niet bevalt en je een andere weg wilt zoeken. Beter een route in één dag goed in kaart gebracht, dan nog een tweede dag terug te moeten om de route af te maken.
10. Maak - zodra zich voldoende deelnemers hebben aangemeld - de afspraken met museum, restaurant, gids, hotel etc. definitief.
11. Stel het routeboek op.
• Vermeld het GSM nummer, waarop je tijdens het evenement voor vragen en opmerkingen bereikbaar bent.
12. Herbevestig één à twee weken voor het evenement de afspraken met musea, gids, restaurant, hotel etc. en geef het definitieve aantal deelnemers door.
13. Laat de route zo kort mogelijk voor de feitelijke datum(s) van de rit of ritten door een ander narijden en controleren:
• zijn alle twijfel-situaties goed aangegeven?
• zijn overal wegnummers, straatnamen en richtingborden vermeld?
• zijn de afstanden juist?
• is de tijdplanning juist?
• zijn er plotselinge nieuwe wegafzettingen of omleidingsroutes ?
14. Pas het routeboek zonodig aan en maak voldoende kopieën.
15. Informeer de Evenementencommissie over de laatste details, zodat deze die electronisch aan de deelnemers kan melden.
• Vermeld of er voor een lunch wordt gestopt, er voor lunchpakketten wordt gezorgd of dat deelnemers dat zelf moeten doen
• Vermeld ook evt. tankmogelijkheden in de aanrijroute naar het startpunt van de rit.
16. Informeer bij de penningmeester, welke deelnemers al wel hebben betaald en welke nog niet. De deelnemers die nog niet hebben betaald, dienen dat in elk geval vóór aanvang van de rit te doen.
17. Verzorg de dag voor het evenement zonodig de lunchpakketten.

Lijkt dit allemaal toch wel heel wat werk? Nou, dat valt best wel mee. En bedenk, dat het organiseren en uitzetten van een rit vaak nog meer plezier geeft, dan het meerijden ervan.

De dag of dagen zelf

1. Wees tijdig, d.w.z. ruim voor je de eerste deelnemers verwacht, op de plaats van vertrek aanwezig.
2. In de kosten van deelname van die deelnemers, die nog niet hebben betaald.
3. Vraag wie van de deelnemers een verslag van het evenement wil schrijven ter publicatie op de website. Het handigst is, dat de betreffende deelnemer het verslag zelf aan de EC van MX-5 Owners NL mailt of opstuurt. Vergeet niet de naam van de schrijver te onthouden!
4. Houd tijdens het evenement het tijdschema in het oog.
5. Houd tijdens een rit je GSM aan, zodat verdwaalde deelnemers e.a. je kunnen bereiken.
6. Maak gedurende het evenement zo mogelijk foto's voor opname op de website of vraag of een van de deelnemers dat wil doen. Stuur de foto's aan de EC op of mail ze (bij een digitale camera) of vraag de betreffende deelnemer dat te doen. Vergeet niet de naam van de fotograaf te onthouden!
7. Betaal gedurende het evenement de kosten, die in de deelname zijn inbegrepen en vraag van elke betaling een bonnetje.
8. Bevestig aan het eind van het evenement de afspraak tot het schrijven van een verslag met de betreffende deelnemer.
9. Informeer aan het eind van het evenement, wat de deelnemers er van vonden en welke mogelijke suggesties zij hebben voor verbetering.

De verdere afhandeling

1. Geef je suggesties voor verbetering en die van de deelnemers - liefst per e-mail - door aan de Evenementencommissie.
2. Stel een overzichtje op van de uiteindelijk gemaakte kosten en de bijdrage van deelnemers die je hebt ontvangen en stuur dat incl. de betreffende bonnetjes, nota's, facturen etc. aan de penningmeester. Deze maakt het verschil dan aan je over.
3. Stuur foto's, die je van het evenement hebt gemaakt, op aan de EC, zodat deze op de website kunnen worden geplaatst.
• Of geef de naam van de fotograaf door, zodat de EC zelf achter de foto's aan kan.
4. Geef ook de naam van de schrijver door aan de EC, zodat deze ook zelf achter het verslag van het evenement aan kan.
5. Handel al deze zaken zo snel mogelijk af.
6. En geniet van het heerlijke gevoel, dat jij een belangrijke bijdrage aan het succes van onze club hebt geleverd!!!

Hans van Meerendonk, © 2001.    Versie 2.0, juni 2001

Aangepast door MX-5 Owners NL, 2009

Om je te helpen bij het opzetten en inrichten van het routeboek hebben we alvast een opzet gemaakt. Die kan je hier downloaden:

routeboek-template 

(in word formaat zodat het makkelijk aan te passen is)